No se puede empezar a trabajar si previamente no se ha estudiado el pasado, situación actual y futuras actuaciones del archivo.

Todas las decisiones han de quedar por escrito y crear un protocolo que defina como operar en cada caso, abierto a futuras actualizaciones por mejoras en la cadena productiva.

No sirve de nada capturar masivamente, si no hay una normativa de trabajo y un análisis de los materiales sobre una base de datos.

En este protocolo se define:

• Estudio e inventario de los fondos, tipología, cantidad, formatos y situación legal.
• Selección de formatos de destino (Calidad óptima y copia de visionado).
• Workflow de la videoteca.
• Integración de los flujos de trabajo: Productivo y videoteca.
• Sistema de almacenaje y copias de seguridad.
• La formación del equipo.
• Otros muchos factores específicos y personales a cada empresa e institución.